Nejdřív zjistěte, kdo je správce
Každé předplatné Microsoft 365 má správcovský účet: účet s právy nad všemi schránkami a soubory ve firmě. V malých firmách ho obvykle založil ten, kdo předplatné kdysi zřizoval – bývalý kolega nebo dodavatel, který tehdy stavěl web. Zkuste si odpovědět: přihlásíte se k němu ještě dnes? Víte, kde je heslo a na čí telefon chodí obnovovací kódy?
Pokud to nevíte, je to úkol číslo jedna. Bez správcovského účtu neuděláte žádné z nastavení v tomhle článku a potíže budete řešit přes podporu Microsoftu místo vlastními silami.
Zapněte vícefázové ověření. Všem.
Vícefázové ověření znamená, že k přihlášení nestačí heslo – účet chce ještě potvrzení, typicky klepnutím v aplikaci na mobilu. Ukradené nebo uhádnuté heslo tak samo o sobě útočníka dovnitř nepustí.
A hesla unikají běžně: přes podvodné e-maily napodobující přihlašovací stránku, nebo z cizích služeb, kde lidé použili stejné heslo jako do práce. Začněte u správcovského účtu a vedení firmy, pak ověření zapněte všem ostatním. Samotné zapnutí je v administraci otázka pár kliknutí; těžší část je říct to lidem dopředu, aby věděli, co je čeká. Počítejte první den s několika dotazy. To je celá cena.
Rozhodněte předem, co se stane s daty při odchodu zaměstnance
Ve schránce a na OneDrivu odcházejícího člověka bývá velká část jeho agendy: rozjednané zakázky a komunikace se zákazníky. Když účet smažete, smažete i tohle. Když ho necháte běžet, platíte licenci dál a bývalý zaměstnanec se pořád může přihlásit. Postup se vyplatí domluvit dřív, než ho poprvé potřebujete:
- V den odchodu zablokujte přihlášení. Účet zatím nemažte.
- Poštu přesměrujte na nástupce, nebo nastavte automatickou odpověď s novým kontaktem.
- Soubory z OneDrivu předejte tomu, kdo agendu přebírá.
- Účet a licenci ruště až ve chvíli, kdy je všechno předané.
Projděte, co je nasdílené ven z firmy
OneDrive i SharePoint umí vytvořit odkaz, přes který soubor otevře kdokoli, komu ho někdo pošle, i bez přihlášení. Je to pohodlné, a právě proto se takových odkazů za roky používání nastřádá víc, než kdo ve firmě tuší: nabídky pro klienty, podklady pro spolupráce, které dávno skončily. Přístup k nim nikdy nikdo nezrušil.
Správce si umí zobrazit přehled sdílení mimo organizaci a zrušit, co už nemá důvod existovat. Do budoucna pomůže jednoduché pravidlo: sdílet konkrétním lidem na jejich e-mail a u citlivějších dokumentů nastavit odkazu omezenou platnost.
Co počká: licence, pořádek v souborech a školení
Počká neznamená nikdy. Znamená to, že se nic nestane, když na to dojde až příští měsíc – na rozdíl od čtyř bodů výše.
- Úklid licencí. Projděte seznam uživatelů. Často se platí i za schránky lidí, kteří dávno odešli, nebo za vyšší úroveň licence, než kdo skutečně využívá.
- Pravidla ukládání a pojmenování. Domluvte, kam patří smlouvy a nabídky a jak se jmenují složky. Hledání v cizím nepořádku stojí čas každý den, jen to není vidět na faktuře.
- Školení. Lidé posílají přílohy tam, kde stačí sdílet odkaz, a přepisují dokumenty, které mohli upravovat společně. To bývá věc zvyku a krátkého školení – témata najdete na stránce kurzy a školení.
Dohled nad účty a sdílením je práce pro někoho, kdo se v prostředí pohybuje pravidelně. Průběžná práce v Microsoft 365 patří u nás pod správu IT – správa e-mailů Microsoft 365 je součástí balíčku IT STANDARD, základní IT BASIC ji neobsahuje.
Čím začít ještě dnes
Zjistěte, kdo drží správcovský účet, a zapněte všem vícefázové ověření. Ostatní kroky na tyhle dva navazují – bez správce je stejně neuděláte.