Přístupy patří vaší firmě, ne dodavateli
Doména, firemní e-mail, licence Microsoft 365 i účty v cloudových službách mají být vedené na vaši firmu. Dodavatel je spravuje, majitelem zůstáváte vy. Ještě před jakoukoli výpovědí si proto zjistěte, na koho jsou jednotlivé účty registrované a na jaký e-mail chodí faktury za licence a doménu.
Když něco běží na jméno dodavatele, dá se to napravit. Převod účtu na firmu je administrativní úkon a nejsnáz proběhne v době, kdy spolupráce ještě formálně trvá. I proto se vyplatí dodržet pořadí kroků popsané níž.
Co si od původního dodavatele vyžádat
Jádrem předání je jeden dokument: soupis toho, co pro vás dodavatel provozuje a čím se to ovládá. Říká se mu předávací dokumentace. Vyžádejte si ji písemně a chtějte v ní:
- popis prostředí – jaké servery, počítače a služby pro firmu běží,
- seznam přístupů a hesel správce – k serverům, routeru, Wi-Fi, cloudovým službám a webu,
- přehled licencí – co je koupené, co pronajaté a na koho je co vedené,
- přístup k doméně a webhostingu – kde je doména zaregistrovaná a kde běží firemní e-mail a web,
- popis záloh – co se zálohuje, kam a jak se z nich obnovuje,
- smlouvy a kontakty na třetí strany – poskytovatel internetu, dodavatel účetního systému a podobné služby.
Pokud dokumentace nikdy nevznikla a všechno podstatné nosí dodavatel v hlavě, ani to předání nezastaví. Trvejte aspoň na seznamu přístupů – zbytek si nový dodavatel zmapuje při převzetí sám.
V jakém pořadí postupovat
Riskantní pořadí vypadá takhle: firma nejdřív vypoví smlouvu a teprve pak hledá náhradu. Sama si tím vyrobí období, kdy se o počítače nestará nikdo – přesně tu situaci, které se bála. Správné pořadí je opačné: nejdřív nový dodavatel, pak výpověď. Vyberte si nástupce, domluvte s ním termín převzetí a teprve potom ukončujte starou smlouvu.
Mezi podpisem a převzetím běží obě spolupráce krátce vedle sebe. Starý dodavatel drží běžný provoz, nový si prochází podklady a plánuje převzetí. Jak dlouho to celé trvá, záleží na rozsahu – na počtu počítačů, na tom, jestli máte vlastní server, a na množství služeb v cloudu.
Co při převzetí dělá nový dodavatel
U správy IT postupujeme ve čtyřech krocích: převzetí, zadávání požadavků, řešení a doporučení. Seriózní nový dodavatel při převzetí obvykle projde předávací dokumentaci a seznam přístupů od původního dodavatele, zmapuje počítače i síť, změní hesla správce a založí si vlastní dokumentaci. Od té chvíle existuje aktuální popis prostředí, který neodejde s žádným konkrétním člověkem.
Síť posuzujeme už při tvorbě nabídky a toto posouzení je zdarma. Ještě před podpisem tedy víte, v jakém stavu prostředí je a co bude převzetí obnášet. Jak vypadá běžný provoz správy sítě po převzetí, popisujeme na samostatné stránce.
Co když starý dodavatel nespolupracuje
Předání je běžná součást řemesla a dodavatelé vědí, že se s bývalými zákazníky i konkurencí budou potkávat dál. Když přesto někdo přestane komunikovat nebo přístupy zadržuje, existují cesty, jak se k datům i službám dostat i bez jeho součinnosti.
Pokud je doména vedená na vaši firmu, s převodem pomůže registrátor, u kterého je zaregistrovaná – i proto radíme ověřit registraci ještě před výpovědí. Cloudové služby mají postupy pro obnovení přístupu vlastníka účtu. A síťové prvky se dají v krajním případě uvést do továrního nastavení a nastavit znovu; co dělat, když neznáte hesla k routeru, řešíme v samostatném článku. Je to pracnější cesta než spořádané předání, ale schůdná – ze strachu z odchodu nemusíte zůstávat u služby, která nefunguje.
Co rozhoduje o hladkém předání
Základem ochrany přístupů při změně dodavatele je včas vyžádaná předávací dokumentace a domluvený den, kdy se mění hesla správce. Všechno ostatní už je práce nového dodavatele.